In de wereld van de IT’ers is structuur van gegevens van het grootste belang. Door gegevens ergens in onder te brengen, en het liefst in een database, ontstaat een gevoel van beheersing. Gegevens staan ergens, er zijn processen om medewerkers er data in te laten stoppen en allerlei technische “business rules” om er voor te zorgen dat de data er met de juiste structuur in komt te staan (postcode, tags, rekeningnummers e.d.).
De essentie van een database gaat terug naar een aantal ontwerpregels die ondermeer inhouden dat data nooit meer dan 1 keer opgeslagen mag zijn. Geen redundantie – want onbeheersbaar: Stel dat een adres van een relatie op 2 plekken staat, en slechts 1 van die plekken wordt ge-update met het nieuwe telefoonnummer. Databases zijn dus genormaliseerd: Programma’s verwijzen altijd terug naar de relaties van data die is aangebracht in die database. Voor een gebruiker betekent dat vaak rigide procedures om data in de database te krijgen, met veel schermen en al dan niet relevante data voor de gebruiker. Gebruikers weten ook dat om informatie er weer uit te krijgen je enerzijds de query-taal moet beheersen, en anderszijds inzicht moet hebben in de structuur van de datadictionary om aan de juiste tabel te vragen informatie terug te krijgen. En vaak kan alleen worden gezocht op de aangebrachte key-waardes. Wie wil er geen vriendje zijn met de IT’er die dat allemaal beheerst? (Denk eens in als dat in het echte leven zo zou zijn. U mag dus niet aan uw collega vragen of de receptioniste een nieuwe auto heeft. En trouwens, als uw collega dat al wist, mag hij/zij dat niet eens onthouden, want deze informatie mag alleen bij de receptioniste opgeslagen zijn en daar opgevraagd worden.)
Ook voor het CMS gelden deze regels. We weten dat de kwaliteit van het CMS stijgt met het toenemen van de gebruikersdiscipline en dat het procesmatig werken de effectiviteit van de organisatie verhoogt. Denk eens aan het publiceren van content naar anderen (webcontent), of, het deelbaar maken van content met anderen. Nee, nee, dat is niet alleen brochure taal.
Maar wie kent niet de mensen die content delen via de email? En waarvan we weten dat eigenlijk die content in het CMS had moeten staan? Maar we dat niet doen omdat het zo omslachtig is en we bang zijn dat onze content niet gelezen wordt door de stakeholders (een maal per dag een melding over weer 20 items in het CMS). Gebruikers hebben ook publicatievrees. Na 3 versies van een document is het nog steeds eng om het in de CMS te stoppen. Het is nog niet helemaal klaar. “Ik email wel even de voorlopige versie”. Of we zijn het gewoon even vergeten dat het naar het CMS moet. Wel eens een brief kwijtgeraakt?
Met de huidige zoek-technologie wordt een CMS in een compleet ander perspectief geplaatst. Stel nu voor dat een zoekmachine de content in een CMS (full-tekst) indexeert. Maar dat ook doet bij de email. En de F:\ -schijf. Vervolgens begrijpt de zoekmachine (bijvoorbeeld via Active Directory) wie wat mag zien, en laat iedereen met een Google-iaanse interface alles vinden. Kennis delen.
U begrijpt dat we nodig eens moeten praten over wat de rol van een CMS is. En omdat de menselijke aard de theoretische bruikbaarheid van het CMS wel eens wat ondergraaft , is het makkelijk om een vangnet achter de hand te hebben. Voor een IT’er is dat eng. Want een vangnet achter de hand betekent dat er ergens een lek zit dat getolereerd gaat worden. Maar ja. Dat is nou net wat we de afgelopen jaren hebben geleerd met Internet. Kennis is bottom up en laat zich niet vangen in een IT structuur. Maar wel met een vangnet. Enne, was het CMS een doel of een middel?
Er zijn geen reacties geplaatst